Как MICEter.com изменит жизнь организаторов мероприятий

Следующий материал Предыдущий материал

Пока одни гадали, каким будет мир после изоляции, другие работали над инструментами для новой реальности. Представляем вам абсолютно новое решение для сотрудников MICE- и event-агентств, поставщиков услуг и корпоративных заказчиков. Согласитесь, если мир уже не будет прежним, то и нам нужно жить в нем по-новому. Так почему бы не приступить к переменам прямо сейчас?.. Нам кажется, что период «карантинных рефлексий» уже прошел. Рынок изменился. Требования клиентов тоже претерпят качественные изменения. Если мы с вами проникнемся новизной и полезностью MICEter.com – единой онлайн-платформы управления мероприятиями, – нас ждет цифровая трансформация всей индустрии MICE&Event, то есть качественно иной уровень сервисов.

Хватит забивать гвозди бриллиантами

Начнем немного издалека – с личной истории. Вот что рассказывает о том, как появилась идея MICEter.com, его автор Ирина Васильева, знакомая многим из вас по UTS.group, холдингу «Випсервис» и компании Travelmart:

– Последние 10 лет моя работа делилась на два направления: первое – менеджмент бизнес-трэвел и MICE, второе – создание и продвижение онлайн-систем. Прошедший 2019 год принес мне неожиданную возможность – стать на полгода по совместительству MICE-менеджером и сделать 12 мероприятий буквально своими руками. Скажу честно, такого количества ручной работы, как у организаторов мероприятий, мало у кого в трэвел-отрасли имеется. Первое из ужасного – разномастные сметы подрядчиков, которые нужно свести в одну свою для заказчика, и сделать так несколько раз до и после мероприятия. Второе – всё валится в одну почту, и когда у тебя одновременно три проекта с одним поставщиком, два с другим, и все они с одним заказчиком – переписка превращается в почтовую кашу. Ну и третье – постоянные тендеры, когда ты 20% времени работаешь в корзину. Возможно, у кого-то всё налажено лучше, но в целом фреймворк MICE&Event-бизнеса устроен именно так. И держится он на фанатичной преданности делу людей, которые, работая только в Excel и Outlook, создают потрясающие мероприятия. Окунувшись в прекрасный мир MICE&Event, я всерьез задумалась, что можно было бы здесь автоматизировать, чтобы не забивать гвозди бриллиантами…

Да, многие процессы в нашей деятельности благодаря новым технологиям автоматизированы (вспомним бронирование авиабилетов, отелей и пр.), по этим направлениям мы постоянно движемся вперед, чего не скажешь о буднях MICE-менеджера. Как и десять лет назад, эти специалисты по-прежнему завалены кучей смет, презентаций, писем, тендерной документации, многие операции они делают вручную и тратят на это много времени. Чтобы взаимодействие всех участников процесса (заказчиков – исполнителей – поставщиков) сделать максимально удобным, быстрым и стандартизированным, MICEter.com предлагает использовать «личный online-кабинет» с оптимальным набором функций. Вы можете вести полноценную работу всей командой в облаке, взаимодействовать с заказчиками и поставщиками на единой площадке мгновенно, то есть онлайн, и вообще отказаться от бумаги.

Как это работает

MICEter.com – это система онлайн-инструментов, с помощью которых реализован полноценный рабочий процесс управления мероприятием от тендера до взаиморасчетов и для заказчика, и для поставщика.

1. Онлайн-смета. Это как excel-таблица со строчками и столбиками, в которых зашиты формулы, но с одновременным доступом для заказчика и поставщика. 

Что это дает? Возможность переносить данные из сметы подрядчика в смету заказчика одним кликом; формулы не сбиваются, НДС во всех видах и доход считаются автоматом. 

2. Связанные сметы. Это как вязать шарф из клубков ниток разного цвета, где каждый клубок – смета с отдельным подрядчиком, а шарф – основное мероприятие. 

Что это дает? Система привязывает сметы подрядчиков к основному мероприятию для правильного учета расчетов с подрядчиками и дохода по основному мероприятию. 

3. Виртуальный органайзер мероприятия, где собираются все документы с заказчиком. Это как отдельная папка в облаке, где идет согласование смет с заказчиком и поставщиками, согласование договоров, обмен счетами и другими документами по мероприятию. Все материалы раскладываются по соответствующим разделам. 

Что это дает? Порядок в документообороте, легкое подключение к проекту нового сотрудника (в любой момент!), прозрачность процесса подготовки мероприятия как для менеджера, так и для его руководителя. 

4. Чат. Это как универсальный мессенджер, который заменяет электронную почту и приводит переписку в порядок.

Что это дает? Не нужно ничего искать в переписке или сортировать, так как в каждом мероприятии есть свой чат с заказчиком и свой чат с подрядчиками.

5. Онлайн-тендеры. Раз уж все всё тендерят, теперь это можно делать легче и быстрей. Это как корзина в интернет-магазине, в которой собраны предложения поставщиков.

Что это дает? Совсем нетрудно оперативно сравнить и выбрать лучшее, а остальные предложения положить в архив.

6. Онлайн-каталог поставщиков. Это как электронный справочник контактов, но обогащенный отзывами и рейтингом. Всем поставщикам MICE&Event дается бесплатная и бессрочная публикация.

Что это дает? Возможность работать со всеми поставщиками в рамках платформы и полностью отказаться от excel-смет и переписки в почте, а значит – сэкономить до 20% рабочего времени, что равно 2 часа в день, что равно 2,5 месяца в год для каждого менеджера.

Сэкономленные деньги = заработанные деньги

Давайте посчитаем, сколько можно сэкономить и заработать с MICEter.com. Лицензия на подключение одного менеджера к платформе в среднем составляет 15 тысяч рублей в год. Что ваша компания получит за эти деньги?

Если менеджер в среднем берет 6 новых проектов в работу в месяц, то за 2,5 месяца он сможет взять в работу дополнительно не менее 15 мероприятий (если это не круглые столы). Если примерный минимальный доход по мероприятию составляет 30 тысяч рублей (а мы знаем, что мероприятия бывают разные), то 30000 х 15 = 450000 рублей. Вот сколько составит минимальный дополнительный доход от автоматизации работы одного менеджера.

Тут мы включим скептика: «Хорошо, а если новых мероприятий не будет и придется экономить?» 

20% экономии времени позволяет делать тот же объем работ четырем менеджерам вместо пяти, делавших ее раньше. Экономим одну годовую зарплату. 50 тыс. руб. х 12 мес. = 600 тыс. руб. + налоги 30%. Всё это чистая экономия по статье ФОТ в бюджете компании. 

В будущее с тендерами

Октябрь 2020 года. Колокольчик в MICEter.com показал оповещение о новом мероприятии в личном кабинете. Руководитель MICE-отдела Таня увидела, что пришло приглашение в тендер. Читает бриф: 100 человек, инсентив-поездка в Сочи в начале марта, бюджет и сроки адекватные… Таня подтверждает участие компании и получает от заказчика доступ к смете. Назначает MICE-менеджера Машу куратором, который будет вести этот тендер, а если компания выиграет, то и мероприятие.

Не будем подробно описывать действия Маши. Она запросила по базе отели и DMC в Сочи, написала всем комментарии, попросила выгодные цены, обозначила дедлайн. На все эти действия ушло 15 минут. Уже через три часа начали приходить предложения. Легким движением указательного пальца на кнопке мыши Маша перекидывает строчки в основную смету. Все данные из смет поставщиков рассыпаются по нужным ячейкам основной сметы, все цифры автоматом перемножаются и разделяются. Теперь осталось сделать наценку. Маша видит, что отели дали цены с 10%-ной комиссией, а у DMC цены нетто, поэтому на их программу Маша сделала свою наценку 7%. Проверила НДС: отели прислали цены, включая НДС, а DMC работает на УСН, поэтому на их цены нужно добавить НДС самой. Это легко, нужно только галочку нажать в нужной строчке – «вкл. НДС» или «НДС сверху». «Итого вознаграждение поставщика» поставила 8%. В итоге Маша прикрепила программу мероприятия, написала в чат вежливое сообщение с пояснениями к смете и нажала кнопку «Подтвердить заявку».

ВАЖНО! Обратите внимание, Маша выбирала поставщиков из базы. Конечно, у нее были на примете и другие варианты, но… раз уж они не зарегистрированы в системе MICEter.com, зачем тратить время? Маша теперь знает: возиться с экселем –это как стирать белье руками.

MICEter.com для поставщиков

Миссия MICEter.com – добраться до всех поставщиков, кто участвует в организации мероприятий, от фотографа на Камчатке до DMC в Италии, чтобы дать возможность рассказать о себе в онлайн-каталоге MICE&Event.

• Кроме рекламы, поставщикам нужно быть в каталоге для того, чтобы заказчики могли направить запрос на мероприятие сразу в системе.

• Публикация в каталоге бессрочная и бесплатная. Достаточно пройти регистрацию и заполнить свою промостраницу – рассказать о своих возможностях и преимуществах, разместить портфолио успешных проектов, указать ссылки на видеозаписи, пригласить партнеров оставить отзыв о вашей работе.

• Оценка по 6 компетенциям составит рейтинг вашей компании.

Если вы заинтересованы войти в единый онлайн MICE&Event-каталог (а мы не видим причин, почему нет), регистрируйтесь!

MICEter.com для заказчиков

Дорогие корпоративные заказчики! Вы хотите объявить тендер? Или у вас есть постоянный исполнитель? Любой свой запрос вы можете теперь оформить на платформе MICEter.com и довести его до финальной точки, все необходимые документы будут представлены строго согласно вашим требованиям. Если ваши партнеры еще не зарегистрированы в системе, посоветуйте им сделать это: все рабочие процессы будут ускорены, оптимизированы и стандартизированы. Ваша регистрация в MICEter.com бесплатна.

Безопасность прежде всего

MICEter.com использует облачную платформу Selectel – надежного поставщика услуг, который гарантирует доступность и отказоустойчивость своей виртуальной инфраструктуры на очень высоком уровне. Основные серверы приложений – веб-сайта и базы данных – имеют «холодное резервирование», то есть серверы-дублеры, которые готовы в случае сбоев оперативно принять на себя нагрузку. Таким образом, MICEter.com защищен от проблем с программным обеспечением (например, с ошибками операционной системы). При этом вся чувствительная информация хранится на быстрых сетевых дисках, которые могут быть переподключены к серверам-дублерам в течение 10 минут.

Вас поддержат, научат и помогут внедрить

Вернемся к разговору с Ириной Васильевой, создателем MICEter.com:

– Пару лет назад я точно поняла, что у рабочих процессов офлайн нет будущего. Они, конечно, поживут еще немного. Мы поносим их, как старый пиджак – здесь дырку залатаем экселем, там прикроем работой сверхурочно, – и вроде жить можно, лишь бы заказы приходили. Но заказы приходят не просто на бронь услуг, а с запросом на концепцию, на креатив, на добавочные ценности. Это уже тонкий интеллектуальный труд, который требует другого подхода и ресурсов, требует проактивности со стороны исполнителя. Внедряя онлайн-фреймворк MICEter.com в своей компании, вы меняете не только свои бизнес-процессы, становитесь технологичнее и быстрее, но и улучшаете индустрию в целом, так как каждый из нас – ее часть.

Первые отклики

Екатерина Захарова, компания Eventmore, Сочи: «Очень крутой инструмент, экономит время, и работа более прозрачная. Это для менеджера. Мне, как поставщику, тоже интересно там присутствовать, чтобы получать заказы и давать рекламу. На самом деле, такой проект – моя давняя мечта, когда ещё в Австралии училась, я хотела нечто подобное сделать, потому что за границей много таких ресурсов. Этот проект очень вовремя появился, поскольку многие компании, я думаю, оставят сотрудников на удаленке, чтобы сократить расходы, а MICEter.com существенно облегчает работу».

Коллеги, нет бизнеса без изменений, не бойтесь их. Внедряйте онлайн с MICEter.com и зарабатывайте больше. Первый шаг – регистрация на платформе MICEter.com: https://miceter.com/auth/registration.

И еще один бонус

Тот, кто регистрируется на платформе MICEter.com сейчас, получает 2 месяца использования платформы в подарок.