«Крупная рыба» или разговор о больших мероприятиях

Следующий материал Предыдущий материал

Какие мероприятия мы сегодня называем большими? Они вернулись на рынок или нет? Если возвращаются, что в них изменилось? В чем особенность текущего момента и что ждет отрасль завтра?

Экспертный совет MICE&more, посвященный большим мероприятиям, собрал за круглым столом крупные фигуры. Мы объединили представителей различных агентств (MICE, Event, Business Travel), Комитета по туризму города Москвы и корпоративных заказчиков. Встреча состоялась 13 марта в бизнес-пространстве «Ладога» (Конгресс-центр ЦМТ Москва). Эксперты обсудили проблематику масштабных событий, переформатирование рынка клиентов, планы на 2023 год и так далее. Предлагаем вашему вниманию несколько фрагментов этого долгого разговора.

Иван Мищенко, Компания А5000, основатель

Еще в начале своего пути мы сформулировали для себя несколько принципов ведения бизнеса, которым стараемся не изменять. Следование этим принципам позволило нам уверенно двигаться вперед и стать абсолютными лидерами по качеству, объему и технологичности предоставляемых услуг в сфере регистрации /аккредитации участников и ИТ-обеспечению мероприятий в России и СНГ.

Когда меня спрашивают – «чем вы занимаетесь», я отвечаю – «делаем бэйджики». Но за этой несерьезной фразой стоит очень серьезная разноплановая работа и большие цифры. У нас опыт организации аккредитации и контроля доступа на проектах с количеством посетителей от 100 до 150 000. На сегодняшний день компания выдала несколько десятков миллионов бейджей участникам мероприятий.

Анализируя проекты последних лет, могу сказать, что большинство масштабных деловых мероприятий перешли в государственный и окологосударственный сектор, то есть коммерческих крупных форумов и конференций стало меньше. Госсектор, наоборот, растет, в том числе они увеличивают расходы на мероприятия, что доказывают цифры 2022 года по отношению к 2021-му.

Думаю, эта тенденция сохранится и в 2023 году, при этом ожидаю оживления и коммерческого сектора: бизнесу нужно решать задачи в маркетинге, HR, GR, поэтому количество мероприятий должно расти. Главное для бизнеса – это какая-то определенность: понятные правила игры, повестка и возможность планирования хотя бы в среднесрочной перспективе.

Алена Эйвел, «Випсервис», операционный MICE-директор корпоративного бизнеса

Что касается коммерческого сектора, со своей стороны могу подтвердить, что количество участников в зале, действительно, сократилось: если раньше для нас крупные мероприятия были от 700 и выше (а чаще в сегменте 1 500 человек), то сейчас в эту категорию мы включаем мероприятия на 300+. Если необходимо привлечь большее количество участников, заказчики, как правило, выбирают гибридный формат: удаленное подключение позволяет оптимизировать бюджет и снизить транспортные расходы. Однако при этом хочу отметить, что если заказчики четко видят целесообразность мероприятия, то бюджеты на него выделяют значительные. Оплачивают и логистику, и наполнение.

Что касается периодичности мероприятий, связанных с деловой повесткой, она сохраняется (стратегические сессии, семинары, конференции). Зачастую они проходят в усеченном составе, причем не только по количеству участников, но и по формату. Например, в 2022 году заказчик прислал запрос на тендер (цикловая конференция, 550 человек). Мы просчитали стандартный формат, то есть четыре полных дня, из которых два – деловая программа, два – выезд на определенные локации и развлекательная часть. В итоге по линии MICE остались только рабочие сессии в зале и деловой ужин, все остальные затраты перенесли на командировки. Вместо циклового совещания мы получили просто несколько небольших мероприятий.

Юлия Жогло, «МегаФон», руководитель направления по организации корпоративных поездок и бизнес-мероприятий

В нашей компании активность в плане мероприятий в 2022-ом значительно выше, чем в 2020-21 годах. Они у нас идут постоянно, в среднем, два раза в месяц, и каждое требует серьезной подготовки независимо от количества участников. Что касается бюджетов, не могу сказать, что они урезаны. Другое дело, что выросли цены. В связи с этим мы меняем подходы. Если смета обоснована и согласована, бюджет выделяется.

В этом году мы уже провели крупное мероприятие. Наверное, это самая крутая конференция за девять лет, которые я здесь работаю, я ею реально горжусь. Это была управленческая стратегическая сессия, и мы получили множество восторженных откликов, в том числе от директората, которому очень непросто угодить, особенно в условиях, когда сложно пригласить нужных спикеров.

В качестве ответа на вопрос, какая ситуация с мероприятиями в Москве, хочу поделиться наблюдением: несколько месяцев назад мы искали площадку на 300 человек и это оказалось очень проблематичным. То есть на февраль текущего года многие крупные площадки были разобраны. Да, у нашего мероприятия была своя специфика, но мы даже не успевали дойти до ее обсуждения, поскольку нам отвечали, что мест нет. Объясняется это тем, что большинство мероприятий, которые ранее проводили за границей и в регионах, переместили в Москву.

2023 год для «МегаФона» – особенный, нам 30 лет, мы готовим масштабное мероприятие. Площадка уже найдена, и мы постараемся, чтобы День Компании прошел так, как задуман.

Екатерина Дарвин, «Аэроклуб Тур», директор по развитию бизнеса

Перед Экспертным советом я проверила статистику нашей компании и могу с уверенностью сказать, что в 2022 году в плане масштабных мероприятий ничего не поменялось. Количество событий на 300+ участников осталось прежним – мы практически вернулись на допандемийный уровень. Возможно, это связано с тем, что в портфолио «Аэроклуб Тура» не так много компаний, которые ушли с российского рынка.

Изменилась глубина планирования: на фоне политической и экономической повестки это требует от агентств высоких скоростей в подготовке предложений и способности работать в условиях быстрых и кардинальных перемен.

Частично остался гибридный формат, хотя, как только сняли ограничения, площадки открылись, а самолеты начали летать, люди, можно сказать, бросились в объятия друг к другу. Онлайн, в основном, остался как вспомогательный элемент, хотя во многих случаях он позволяет сделать мероприятие быстрее и дешевле. При этом уровень гибридных и онлайн-мероприятий вырос в разы за счет накопленного опыта и работы над ошибками в период пандемии.

Юлия Андерсон, Центр международной торговли, начальник отдела продаж и маркетинга Конгресс-центра 

Поддержу Екатерину – количество мероприятий и у нас вернулось на допандемийный уровень (300 мероприятий в год). Основной актив Конгресс-центра, где проходят масштабные мероприятия и выставки, в бизнес-сезон загружен максимально.

На текущий 2023-ий год  календарь мероприятий уже в значительной степени сформирован. Также интересный тренд последнего времени – значительное сокращение периода «низкого сезона», деловая активность сохраняется на высоком уровне вплоть до середины июля, и, после некоторого снижения в «период отпусков», с конца августа вновь возобновляется. То есть низкого сезона почти не осталось, однако, на июль-август мы готовы размещать мероприятия по интересным ценам.

Что касается плеча бронирования оно, действительно, сократилось. Даже крупные мероприятия, которые раньше планировались за год, за полгода, сейчас могут подтверждаться всего за месяц до начала. Хочу отметить, что мы очень гибкие в плане поиска подходящих временных слотов при отменах или переносах мероприятий. 

Еще по статистике у нас значительно выросла доля новых клиентов, и в этом, во многом, заслуга наших менеджеров и их проактивной работы. Чувствуется переориентация клиентов на внутренний рынок, регионы сейчас активно развиваются - и Казань, и Екатеринбург, мы с интересом ездим, смотрим, изучаем, так как планируем обновлять Конгресс-центр.

Борис Альхимович, event-агентство Redday, основатель и партнер

Мы Event-агентство, то есть одна буква в слове MICE. Для нас масштабное событие – это тысячи участников. Мы за креатив, за визуальные решения, за очень сложную сценографию, в общем, за масштабные шоу. Я считаю, что период с 2020 по 2022 год для крупных событий – это такая «ядерная зима», когда метеорит упал, динозавры вымерли, а опоссумы выжили. В начале пандемии мы научились делать обалденные онлайн с охватом до 100 000 человек. Но онлайн и все гибриды были моментально отменены, как только появилась возможность проводить «живые» мероприятия, потому что, если ваш проект подразумевает хотя бы какое-то изменение сознания аудитории, вам нужен реальный, а не виртуальный ивент, чтобы все скакали у сцены, именно так достигается wow-эффект.

В 2022 году рынок уменьшился в два раза. Одна причина – ушли крупные западные компании, основные заказчики крупнейших форумов, фестивалей и конференций, со многими из которых мы работали на протяжении многих лет. Другая проблема: у крупных компаний есть бюджеты, но они еще не определились с повесткой, они не знают, что сказать своей целевой аудитории. Например, дилерскую конференцию китайского бренда мы переносили внутри года шесть раз, но, в итоге, отменили.

И тем не менее я хочу сказать, что отрасль снова бурлит, именно сейчас мы планируем огромные мероприятия, мы перегружены тендерами и запросами, возвращаются фестивали, люди проводят большие корпоративы, компании хотят праздновать юбилеи. Недавно состоялось годовое собрание нашей ассоциации REMA, в которую входят только ивент-агентства, и было очевидно, что все мы преисполнены энтузиазма.

Итог: я верю в светлое будущее, я вижу, что российские компании, такие большие как «Яндекс», «ВК» и другие, проводят ивенты, они им нужны. Главное, чтобы из нашей жизни ушла неопределенность. Последние три года меня убедили в том, что ивенты живут и выживают, но … именно тогда, когда есть определенность.

Елена Мельникова, MAXIMICE, основатель и генеральный директор

2020-й год мы прожили как стартап, испытали давно забытые ощущения: на мизерную зарплату ели гречневую кашу и фантазировали. В итоге, втянулись в онлайн, в гибриды, нашли массу интересных решений, снова начали проводить большие ивенты. Появились новые форматы, новые клиенты, новые позиции. Главными словами этого периода стали: «А, давайте, попробуем!»

Хочу сказать, что 200-300 человек это тоже прекрасный масштаб. Но для меня лично мероприятие считается большим, если в нем есть значительная креативная составляющая. То есть 1 000 участников на цикловике, где только логистика, это отлично, но мне интересны масштабы, связанные именно с ивентом. Это наш фирменный продукт, основной заработок и профессиональное удовлетворение.

На текущий момент ивентовая часть, увы, весьма скромная, заказчики ограничиваются ужином, местным диджеем и фотографиями на мобильный. Поэтому даже если мы проводим такое мероприятие с хорошим логистическим бюджетом на 300 человек в Дубаи, я не называю его крупным. И наоборот, если есть интересная ивентовая составляющая, мероприятие может быть крупным по своему весу даже на небольшое количество участников.

Отмечу, что последние три года серьезно изменили меня саму и агентство в целом. Мы тщательно подходим к формированию портфолио клиентов – никаких постоплат на серьезные суммы, четкое соблюдение обязательств по договору. С нашей стороны никаких кредитов, только свои обороты. Также важен тщательный отбор сотрудников внутри компании – в MAXIMICE работают творцы и бойцы, люди «одной крови».

Как и Борис, я настроена оптимистично. Именно сейчас – в хорошем состоянии компании, с нормальным оборотом, с новыми направлениями деятельности, которые для меня очень интересны – мы создаем какую-то новую ивентовую реальность. Мы всегда в состоянии полной готовности для реализации по-настоящему эффективного мероприятия. Если оно будет таковым, клиент обязательно закажет следующее. 

Майя Анурова, Проектный офис по развитию туризма и гостеприимства Москвы, начальник Управления по развитию делового туризма

Деловой туризм позволяет развиваться не только компаниям, которые занимаются организацией мероприятий, подрядчикам, гостиничному сектору, но и дает мультипликативный эффект, который важен и для отрасли, и для города в целом. Москва является бессменным лидером по количеству деловых мероприятий – около 20% приезжих посещают город c рабочими целями, а столица принимает тысячи отраслевых событий. Мы видим своей основной задачей не только привлечение крупных событий в Москву, но и планомерную поддержку отрасли.

Приведу цифры. Как вы знаете, в прошлом году Мостуризм объявил программу грантовой поддержки делового туризма. Было подано 173 заявки, из них 61 мероприятие получило поддержку, а среднее количество участников составило 350 человек. Замечу, что наибольшую активность в подаче заявок проявили организаторы конгрессов, профессиональные сообщества и ассоциации, различные фонды. Около 12% от общего числа заявителей составили представители отраслевого сообщества и мы гордимся тем, что поддержали такие крупные события, как выставка «Отдых», Luxury Travel Mart и MICE Excellence Forum.   

Кроме того, мы ставим перед собой амбициозную цель – стать единым окном для отрасли, собрав базу поставщиков MICE услуг и уникальные предложение по культурно-познавательным активностям, доступные в Москве. Например, там будет размещена информация о том, что раз в месяц Московский метрополитен совместно с проектом «Заблудшие», проводит ночную иммерсивную экскурсию. Это очень интересный опыт для гостей из регионов и, конечно же, для иностранных туристов. Мы планируем рассказывать, в каких столичных музеях можно проводить уникальные мероприятия, какие еще есть нестандартные площадки. Мы хотим открывать возможности города для деловых туристов, при этом привлекать их для приезда в столицу с семьями и с друзьями, вдохновлять на проведение повторных мероприятий.

В нашей статистике не учитывается большой пласт мероприятий, которые проводят коммерческие структуры, однако мы разрабатываем технологическое решение, чтобы на регулярной основе обмениваться данными и пополнять базу событий. Нам важно, чтобы мероприятие задействовало как можно больше бизнеса (логистика, гостиницы, транспорт, экскурсионные объекты и т.д.), максимально охватывая всю отрасль. Для такого взаимодействия нужны доверие, открытость и прозрачность. Именно в эту сторону мы и движемся.

Лина Москвина, основатель и главный редактор MICE&more

Давайте резюмируем. Масштабные мероприятия вернулись, будущее у них есть. Главное, что нужно для развития отрасли, – стабильность во внешних факторах. Радует, что есть реальная осязаемая поддержка, в том числе, с точки зрения площадок, которой мы можем пользоваться. Сегодня мы услышали конструктивную информацию и это вдохновляет. Желаю, чтобы бюджеты и количество участников мероприятий увеличивалось, чтобы креативная часть возвращалась, чтобы у всех была хорошая загрузка. Спасибо!

Место проведения Экспертного совета

Бизнес-пространство «Ладога» занимает отдельный этаж с собственной зоной ресепшена, зоной для кофе-брейков, гардеробом и туалетными комнатами. Здесь есть система залов и переговорных, что позволяет проводить мероприятия сложного формата общей численностью до 250 участников. В фойе можно разместить небольшую выставку.