Можно ли автоматизировать процессы MICE-индустрии?

Следующий материал Предыдущий материал Можно ли автоматизировать процессы MICE-индустрии? о деловом туризме mice майс

24 мая, в Москве, в здании Ростелекома в БЦ Академик состоялся Экспертный Совет, инициатором которого выступили специалисты из компании Corteos. В процессе работы над новым проектом, на этапе RnD (Research and Development), они предложили экспертам из числа подписчиков MICE&more заняться обсуждением потребностей автоматизации процессов MICE-индустрии.

Можно сказать, что в этот день мы собрали фокус-группу, в который были представлены интересы всех участников процесса – заказчики (корпоративные клиенты, агентство) и разработчики (платформа Corteos). Обсуждение шло по следующим вопросам:

- Как строится работа по выбору поставщиков для мероприятий с учетом специфики компании? (выбор подрядчика из согласованного пула или нет, использование дополнительных подрядчиков вне пула на отдельные специализированные запросы в составе мероприятия и т.п.).

- Чтобы вы хотели оптимизировать или в этой области своей работы?

- Какими онлайн-сервисами вы пользуетесь сегодня в процессе организации мероприятия и какие задачи они позволяют решать?

- Какие процессы можно автоматизировать во время подготовки или закрытия мероприятия?

- На ваш взгляд, какие внешние или внутренние процессы сложно автоматизировать?

Отдельные фрагменты этого очень конкретного рабочего разговора мы предлагаем вашему вниманию.

Екатерина Гаврилова, банк ВТБ ПАО

В нашей прогрессивной жизни в крупных компаниях автоматизировано максимальное количество бизнес-процессов по самым разным направлениям. Конечно, бизнес-тревел не является исключением, без онлайн-системы невозможно представить автоматизацию. Мы постоянно модернизируем наши процессы. Именно поэтому все новые разработки на рынке в этой сфере вызывают неподдельный интерес. Я стараюсь лично отслеживать тренды, чтобы ничего не упустить и быть в курсе лучших решений.

Corteos я знаю хорошо, хотя напрямую мы пока не работали. Давно наблюдаю за этой компанией, вижу динамику, обращаю внимание на выпуск новых версий. Мне нравится, что Corteos никогда не останавливается на достигнутом. Они находятся в постоянном поиске новых моделей развития, даже не взирая на то, что, казалось бы, все уже изобретено и внедрено. Наш Экспертный Совет тому доказательство. По сути, мы выступаем как профессиональная фокус группа. Corteos не боится заняться той частью нашей работы, которая мало изведана с точки зрения автоматизации.

И еще крайне важно, что начинают коллеги с анализа рынка. Я вижу в этом правильный подход к планированию процесса, грамотное распределение ресурсов. Ведь можно нарисовать какую-то схему, внедрить ее и понять, что она не взлетела. В случае с Corteos я ценю, что они не будут навязывать правильные с их точки зрения решения, а создадут новый продукт, опираясь именно на наши потребности. Это ключевой момент. Возможно, готовый продукт для MICE зайдет не каждому клиенту, но он точно откликнется в нашей отрасли.


Анна Уткина, АЛРОСА

Поскольку мы – госкомпания, каждый тендер занимает несколько месяцев. С одной стороны, последний год принес много перемен к лучшему, все наши подразделения становятся более гибкими, появляется больше возможностей для маневров, для альтернативных решений. Но, в целом, автоматизация — это пока не про нас. Она представлена в виде разрозненных систем, каждая из которых отвечает за свою конкретную функцию, но они не интегрированы вместе.

Что же касается конкретно процесса управления проектом, то он не систематизирован совсем. Работа ведется в Excel и других документах, из которых информация собирается вручную под определенные задачи.

На Экспертный Совет с Corteos я шла с вопросом: есть ли на рынке продукт, способный интегрировать имеющиеся программы, связанные с заведением счетов, оплатами, закрытием проекта, в какую-то единую систему по подготовке проекта. Я понимаю, что такой продукт пока в процессе создания, но интересно выступить в составе фокус-группы.

Встреча с коллегами на тему автоматизации показала, что в других компаниях процессы более налажены, есть опыт администрирования проектов в одной системе. Я продолжу общение, так как есть потребность внедрить подобное в нашей компании.

Екатерина Божко, Росатом

Процессы в нашей госкорпорации частично автоматизированы и, в целом, мы стремимся к улучшениям. Однако ситуация меняется медленно и в связи с тем, что мы государственная структура, и в связи с масштабами самой компании.

Мне всегда интересно услышать о новинках рынка, познакомиться с лучшими практиками, посмотреть, как задачи, которые стоят перед нами, решаются в других компаниях. В области MICE у нас есть свое программное решение, но оно не увязано с проектным блоком, а также с командировочным. На мой взгляд, это очень нужная для нас опция.

Хочу отметить, что встреча демонстрирует высокий уровень представителей экспертного совета, которые на собственном опыте погружены в тему. Кортеос занимается интересной разработкой, но я согласна с коллегами, что на текущий момент вряд ли возможен модуль с участием в нем игроков рынка MICE - отелей, агентств и прочих сервисов.

Любовь Гашаева, ОНЭКСИМ

Я, в основном, занимаюсь поездками ВИП-уровня, но при этом хорошо знаю о сложностях в работе, которые возникают у моих коллег, - зачастую они связаны с долгими переписками и сбоями в коммуникациях. Сегодня я участвую в Экспертном совете не столько для того, чтобы поделиться собственным опытом, сколько для знакомства с новыми решениями и для обсуждения возможного сотрудничества с компанией Corteos. Есть потребность постепенно уходить от привычных, но уже устаревших, схем работы к автоматизации процессов. На тех направлениях, где она, действительно, даст ощутимый результат.

Ольга Гулибина, директор MICE-департамента Continent Express

Сегодня, в условиях кадрового голода, обсуждая автоматизацию MICE, нам очень хочется, чтобы появилось решение, которое заменит MICE-менеджера. Однако, если говорить всерьез, то ценность специалиста MICE в том и заключается, что заменить его IT-решением невозможно. При этом есть определенные блоки в бизнес-процессах MICE как на стороне агентства, так и на стороне клиента, которые можно автоматизировать и, тем самым, синхронизировать все участвующие в процессе организации мероприятия стороны – клиента, агентство и поставщиков. По бизнес-тревел эти решения уже работают, и здесь наш надежный и проверенный временем партнер как раз Corteos.

В связи с вышесказанным мне было интересно принять участие в этом Экспертном Совете - обсудить идеи Corteos в части IT-разработок для MICE и услышать мнения клиентов.

MICE-проект как на стороне агентства, так и на стороне клиента - это паззл, состоящий из разных блоков задач, в решение которых вовлечен ряд ответственных лиц. Систематизировать и маршрутизировать этот процесс в едином пространстве - важная задача, которая однозначно повысит эффективность результата и упростит работу организатора. Для агентства в этом также есть большие плюсы, ключевой из которых соблюдение сроков, а значит своевременная реализация всех этапов проекта от разработки, до получения оплаты. И то, что Corteos работает в этом направлении - очень нужная история для нашей отрасли.

Погодина Наталья, Corteos Platform

Я представляю Corteos, занимаюсь направлением клиентских проектов и развитием продуктов.

Платформа родилась 12 лет назад как инструмент бронирования услуг для организации командировок, для автоматизации работы клиента с агентством. Но спустя годы она превратилась в масштабную платформу, с огромным количеством функционала, с возможностью выстроить любой бизнес-процесс, который нужен и клиенту, и агентству. При этом мы имеем дело с модульными форматами, которые можно развивать точечно или глобально, в зависимости от задач.

На данный момент мы не только покрываем все потребности, связанные с организацией командировок, но и зашли в зону оптимизации внутрикорпоративных потребностей, в частности, в управление корпоративными расходами и электронный документооборот. Сфера MICE всегда находится рядом с бизнес-тревел, многие процессы идут параллельно – например, сотрудники едут на мероприятие и оформляют поездку как командировку.

Мы знакомы с предложениями на рынке, которые автоматизируют взаимодействие между клиентом и поставщиками. Но мы подумали о другой зоне - об оптимизации работы внутри корпораций, то есть всех тех действий, которые участники нашего Экспертного Совета производят на своей стороне: планирование и бюджетирование, согласования, изменения по мероприятию на разных этапах, документация по закрытию мероприятий, работа со списками участников, коммуникации, организация различных услуг для этих участников в рамках мероприятия и так далее.

Сейчас мы находимся на стадии проектирования нового продукта и видим перед собой задачу – расширить имеющийся функционал и дать инструменты на базе уже знакомой платформы. Этот продукт органично вольётся в тот арсенал, которым коллеги (агентства и клиенты) уже успешно пользуются.

Для нашего продукта предполагается четыре уровня использования. Первый - базовый вариант управления проектом с основным функционалом. Следующий этап - расширение базового варианта более сложными инструментами. Например, по линии работы с различными списками. Он подразумевает составляющие, связанные с людьми, и требует не только быстрого реагирования, но и гибкого подхода, вариативности. Здесь появляется интеграция с внутренними системами клиента. Третий уровень - прямое взаимодействие с пулом авторизованных поставщиков, отправки профильных запросов в агентства, система уведомлений, детализированные коммуникации с отслеживанием статусов, дедлайнов, с указанием сроков ответа и так далее. Четвертый уровень – это подключение внешних поставщиков «вне пула», в таком списке могут быть не только агентства, но и какие-то точечные поставщики услуг (условно - фотограф, полиграфия).

О кастомизации нового продукта говорить преждевременно, но, в целом, это может выглядеть так. С платформой Corteos корпоративный заказчик может работать двумя способами: 1) на лицензии агентства и фактически не нести расходы (то есть только пользоваться услугами) или 2) на основе прямого лицензионного договора (то есть управлять системой). При втором варианте возникает расход на ИТ продукт, но появляется независимость от агентства и гораздо больший спектр технических возможностей. Это важно для клиентов, которые имеют специальные требования относительно работы с персональными данными своих сотрудников, IT безопасности и, в целом, хотят владеть системой, которая связана с тонкими внутрикорпоративными моментами. При этом наличие прямой лицензии с Кортеосом ни в коем случае не убирает из этого взаимодействия агентства.

Благодаря нашей дискуссии мне также стало понятно, что наш продукт для организации мероприятий принесет пользу не только клиентам, но оптимизирует и некоторые вопросы для агентств.

Другие статьи

По всем вопросам обращаться по телефону

8 (917) 584-39-39

Электронная почта

editor@miceandmore.org

Социальные сети

Адрес

1115404, город Москва, Муниципальный округ Бирюлево Восточное, улица 6-радиальная, дом 7/6, корпус 3, кв. 86

Номер лицензии

No ПИ No ФС 77 – 62901

Дизайн и печать журнала

MICE&more

Создание сайта —

GLYF

© 2017-2024 MICE&more. Все права защищены