MICE&more — издание нового поколения

Остаться или уехать? Как подойти к выбору направления для делового мероприятия.
Сотрудничество с зарубежными партнёрами как поиск идеальной формулы проекта
Реалии, прогнозы и тенденции зарубежных MICE-направлений

Диджитализация как тренд MICE-индустрии: решения, проблемы и перспективы.

Следующий материал Диджитализация как тренд MICE-индустрии: решения, проблемы и перспективы. о деловом туризме mice майс

В пятом заседании участие приняли: Антон Коронелли (AccorHotels), Елена Мельникова (MAXIMICE), Юлия Евлахова (BNS Group), Татьяна Лучкина (Profit & Profit Travel Marketing), Лина Москвина  (MICE&more), Ирина Ермакова (Very Good Transfer), Екатерина Бузаева (InfoWatch).

ЛИНА: Коллеги, мы с вами сегодня  собрались, чтобы обсудить очень важную и практическую тему — технологии в сфере MICE. Не секрет, что сегодня многие аспекты в нашей жизни автоматизированы, что высвобождает нам время для более важных, интересных и приятных дел. Поэтому предлагаю обсудить, насколько автоматизация бизнес-процессов применима в MICE, используете ли вы технологии в своей ежедневной деятельности, если да, то какие именно и почему.

В результате хочется получить ответ на такой вопрос: может ли какой-либо информационный ресурс или digital-продукт заменить знания и опыт специалиста?

ТАТЬЯНА: Может ли технология заменить опыт? Однозначно нет, ведь в MICE работают не с компаниями, а с людьми. Некоторое время назад вопрос создания специальных программ в помощь организаторам мероприятий обсуждался в компаниях довольно активно. Сегодня эти разговоры утихли, поскольку все инициаторы столкнулись с огромной сложностью в их создании. Я знаю только две компании, которые почти полностью автоматизировали все бизнес-процессы, создав для этого специальный софт, — это Zelenski и ATH. В остальных компаниях автоматизация происходит частично и затрагивает те услуги, которые хоть как-то можно стандартизировать: трансферы например.

ЕЛЕНА: На сегодняшний день, учитывая специфику нашей работы, могу констатировать, что, вероятно, автоматизация возможна в туризме не более чем для 80% услуг, а в MICE- и бизнес-трэвел максимум для 20%, поскольку все действия внутри проекта обусловлены большим количеством разнообразных факторов, которые при этом еще меняются друг под воздействием друга, сочетаясь в очень персонализированный процесс. Мы максимально автоматизировали внутренние процессы, я имею в виду документооборот, договорные компании, закрытие проектов, — это делается быстро и при минимальном участии сотрудника. Что же касается работы в проекте — это всегда отдельная проработка. Вряд ли кому-то когда-либо удастся автоматизировать запросы клиента, тендерные процессы или процедуру работы с поставщиком и привести это все к общему знаменателю.

Татьяна Лучкина, Profit & Profit Travel Marketing.

ЛИНА: Олеся, как обстоят дела в вашей компании? Есть ли какие-то принципы в travel-политике относительно выбора направлений?

ОЛЕСЯ: Хочу сразу обозначить, что буду говорить только за IT-сегмент, в котором работаю более 14 лет, и на этом основании могу судить.Мы всегда отталкиваемся от формата мероприятия. Если мы планируем инсентив, то, скорее всего, будем рассматривать зарубежные направления — на основании того, что эти поездки, во-первых, интереснее, а во-вторых, комфортнее с точки зрения сервиса. Также мы всегда отдаем себе отчет, что представители нашего бизнеса часто избалованы поездками, этот факт также диктует нам необходимость выбирать не просто зарубежные, а уже экзотические направления.

Фактор премиальности направления также зачастую является решающим, особенно при планировании VIP-групп. Что же касается деловых мероприятий для филиальной региональной сети, которых IT-сектор организует массу в разных регионах России, — то от них нам никуда не уйти по причине большого количества партнеров в регионах, которые нуждаются в обучающих семинарах по продуктам и конференциях с презентациями от производителей.

Должна сказать, что с момента начала моей карьеры, с 2004 года, ситуация на рынке российских MICE-услуг улучшилась, хоть и не слишком заметно: в крупных городах появились зарубежные отельные бренды, открываются интересные развлекательные площадки, почти везде можно организовать кейтеринг на достойном уровне. Но, на мой взгляд, за 14 лет это не очень большой прогресс, особенно учитывая то, что основная часть новинок — это все же иностранные инвестиции и менеджмент.

ЛИНА: Давайте спросим у поставщиков услуг, что они об этом думают.

АНТОН: Про опыт пока говорить рано, мы как раз надеемся в ближайшем будущем его получить, а также узнать ваше мнение об этой инициативе. Этой осенью мы планируем запустить проект, который, я надеюсь, немного облегчит работу организаторов. Это TAGS (The AccorHotels Group Solution) — продукт, который помогает оперативно сделать ряд базовых действий в автоматизированном режиме: найти доступный на определенную дату зал, выбрать кофе-брейк, оборудование, обозначить рассадку, и главное — забронировать все эти услуги без прямого обращения в отдел продаж.

Мы осознаем, что большинство MICE-мероприятий не подлежит стандартизации, но наша платформа позволит сэкономить время при подготовке типовых мероприятий, которых проводится сегодня немало. Ведь порой на то, чтобы просто найти информацию об отеле и узнать о доступности зала на нужную дату, уходят часы. У нас вы будете видеть всю информацию в актуальном статусе, сможете выбрать необходимые опции, забронировать и запросить договор и счет.

Ирина Ермакова, Very Good Transfer, Лина Москвина, MICE&more.

ЛИНА: Ирина, я предполагаю, что вы  тоже максимально автоматизируете все процессы, которые возможно?

ИРИНА: Я согласна с Еленой в том, что в бизнес-трэвел автоматизировать поток проще — есть достаточно понятные параметры. В MICE основная сложность, с которой мы сталкиваемся, состоит в том, что клиенты сами зачастую не знают, что им нужно. Поэтому сейчас мы пришли к созданию системы бронирования в виде «конструктора», в котором клиент может выбирать те. параметры заказа, которые ему важны. Также сейчас мы работаем над тем, чтобы оптимизировать работу личных кабинетов клиентов и дать им возможность более широкого и осознанного выбора.

Поясню, как работают сегодня все транспортные консолидаторы: получая заказ от клиента, они выбирают поставщика, опираясь на свой опыт и представление о нуждах клиента. К сожалению, наш взгляд не всегда совпадает со взглядом клиента. Поэтому наша новая система будет работать иначе. Мы сосредотачиваем на своей платформе огромное количество поставщиков, которые прошли тестирование и предоставляют услуги в соответствии с нашими стандартами качества, при заказе система выдает клиенту несколько вариантов с указанием категории поставщика.

В этом случае клиент сам осознанно выбирает, что именно ему важно в данном трансфере — цена, или какие-то эксклюзивные услуги, или определенная марка автомобиля.

ЛИНА: Давайте теперь узнаем мнение заказчиков. Екатерина, ваша компания, пожалуй, максимально близка к теме. Какой у вас подход?

ЕКАТЕРИНА: Нужно сказать, что мы почти ежедневно получаем предложения о внедрении или разработке той или иной системы, якобы оптимизирующей процесс организации. 

Мы не пользуемся на данный момент  ни одной, объясню почему. 20% наших мероприятий — это выездные клиентские мероприятия, всегда уникальные, сложные. Нам приходится собирать элементы по крупицам и внимательно отслеживать исполнение в связи с высоким статусом и уровнем ожиданий участников. Мы в этих проектах полагаемся исключительно на опыт агентств, сами ездим на инспекции, в целом максимально прорабатываем вопрос. 

Но 80% мероприятий — это типовые круглые столы, в которых все достаточно шаблонно. Правда, этих мероприятий в год мы проводим порядка 200 и все они сосредоточены в период с февраля по май и с сентября по ноябрь. Эти мероприятия мы делаем самостоятельно, поэтому в течение бизнес-сезона у нас бывает по 3—4 круглых стола в день на двоих ивент-менеджеров. Они получают запрос от внутренних заказчиков на разные города России, СНГ и еще нескольких стран, где мы присутствуем.

Разумеется, менеджеры не могут знать все эти города и все площадки в них. Вот для таких запросов я была бы рада иметь какую-то базу, некий аналог booking.com, но для MICE.

ЛИНА: Давайте еще послушаем  Юлию.

ЮЛИЯ: У нас в компании автоматизировано порядка 80% всех процессов, даже таких, как общение между отделами и заказ канцелярии. Но мы сделали для себя вывод, что порой дойти до соседнего кабинета и обсудить насущный вопрос — быстрее и эффективнее, чем вести переписку, отправлять заявку и ждать ответа.

Работа с договорами автоматизирована, насколько это возможно: мы загружаем их в систему, а она направляет уведомления всем, кто должен завизировать документы.

Бизнес-трэвел автоматизирован на 100%, чему мы очень рады. Мы всегда ждем инноваций, потому что это очень упрощает работу. Раньше у нас было три трэвел-координатора, сейчас это один человек, который делает финальную проверку бронирования и следит за корректной работой системы.

Прямых договоров с отелями мы не заключаем, это связано со спецификой нашего бизнеса: мы часто меняем локации наших магазинов, поэтому и отели нам в течение года могут понадобиться разные. Что касается трансферов, то мы пользуемся мобильным приложением, в котором учтены все наши косты и прочие необходимые критерии. Единственная проблема с транспортом, которая у нас возникает, — это перемещение наших иностранных партнеров и гостей. Для таких заказов нам необходим индивидуальный подход в выборе марки, модели, допуслуг и проч.

Вопрос с площадками для встреч, совещаний и тренингов мы решили, арендовав два помещения в Москва-сити и обустроив большую переговорную в нашем офисе. Так что в этом смысле мы тоже автономны.

Что касается непосредственно MICE-мероприятий, то крупных у нас нет по специфике компании, а мелкие мы три года назад начали организовывать сами. Это в основном поездки наших партнеров и директоров как по России и СНГ, так и за рубеж. Большие проекты у нас бывают двух видов: день рождения компании и Новый год, для них нам, конечно, нужна креативная команда, и мы пользуемся услугами агентств, организуя небольшой конкурс.

ЕЛЕНА: Я хочу сказать, что сегодня для меня лично это очень интересное направление. Несмотря на то, что я сама абсолютно человек оффлайна, я вижу, как развивается сфера сетевого общения, какие интересные вещи можно делать в интернете и с каким удовольствием включается в них молодежь. С одной стороны, наш бизнес заключается в том, чтобы побуждать людей встречаться и организовывать эти встречи. Но сегодня для того, чтобы все произошло, приходится подкреплять свои действия всеми современными возможностями: отправили смайлик, написали блогеру из Красноярска, выложили фото, нашли информацию по хэштегу, вывели на экран комментарии и отзывы и др.

Я считаю, что мероприятия сейчас способны до бесконечности умножать полезный эффект, потому что у организаторов есть возможность с помощью технологий работать на стыке тренингов, PR, маркетинга, телекоммуникации, видео и многого другого. Поэтому, подытоживая, могу сказать, что внутри компании мы автоматизируем небольшую часть работы, только то, что реально работает в автоматическом режиме, а вот в диджитализации проектов мы рады открывать новые возможности и предлагать их нашим клиентам. И мы всегда это делаем, кладем в основу проектов технологичные решения, другой вопрос, что пока в силу их высокой себестоимости, как правило, на выходе после всех согласований от них остаются лишь небольшие элементы.

Юлия Евлахова, BNS Group.

ЕКАТЕРИНА: Дело в том, что молодежь сейчас — действительно совсем другое поколение. Эта разница становится настолько очевидной и так влияет на бизнес-процессы, что приходится подстраиваться и принимать меры. Например, у нас есть корпоративный журнал, который раньше был печатным, потом выпускался в двух версиях — электронной и бумажной. А сейчас мы сократили тираж, поскольку читатели постепенно уходят в онлайн.

В организации конференций тоже изменились статьи расходов. Теперь аренда зала, кофе-брейки, оборудование и прочее стоят гораздо меньше продвижения. Более того, теперь я обязательно делаю онлайн-трансляцию — она позволяет мне привлечь на мероприятие тех людей, которых мне почти невозможно собрать здесь.

Сегодня статистика такова, что в зале я собираю 1000—1200 человек, а трансляция набирает более 3000 просмотров. Даже собственные внутренние мероприятия, такие как годовые собрания, мы уже начали транслировать онлайн, потому что это существенно экономит не только бюджет, но и время сотрудников, ведь раньше они были вынуждены лететь из разных городов и стран, где расположены наши офисы.

ЛИНА: Коллеги, традиционно резюмирую ваши комментарии. Совершенно очевидно, что технологии уже проникли в сферу MICE очень глубоко: это и коммуникация, и оптимизация бизнес-процессов, и креативные идеи для мероприятий. Но, как ни крути, мир стал виртуальным, а человек остался аналоговым, поэтому человеческое общение никогда ничто не заменит, т.к. это всегда рождение новых идеи и основ сотрудничества. Что касается меня лично, как бы ни переполнялся список приложений разными мессенджерами, я всегда предпочту живое общение, потому что помимо полезного контента это всегда еще и приятные эмоции, которые не передаются онлайн. Поэтому благодарю вас сегодня не только за продуктивную встречу, но и за удовольствие от нее.

По всем вопросам обращаться по телефону

8 (917) 584-39-39

Электронная почта

editor@miceandmore.org

Facebook

miceandmorerus

Физический и юридический адрес

Юридический адрес: 101000, Москва, Архангельский переулок, 9

Номер лицензии

No ПИ No ФС 77 – 62901

Дизайн и печать журнала

Prime Time. Events. Design. Communications

Создание сайта —

GLYF

© 2017-2019 MICE&more. Все права защищены