Съемка выездного мероприятия: как это сделать хорошо

Следующий материал Предыдущий материал

Итак, у вас запланировано выездное мероприятие. Где? Не имеет значения! Подмосковье, регион, другая страна… И перед вами встают вопросы: «Нужно ли запечатлеть это событие? Если да, то каким образом? Фото или видео? С каким бюджетом?»… Поскольку FOTO&more специализируется на этой услуге, позвольте дать вам несколько базовых советов.

Не будем скрывать, что в последнее время все чаще и чаще можно услышать от заказчиков мероприятий: «У нас все с мобильными телефонами, мы всё снимем сами». Результат такого решения – отсутствие результата. Все снимают «что-нибудь да как-нибудь», и кучу случайно сделанных фото- и видеоматериалов абсолютно негде использовать, кроме соцсетей самих участников. Мероприятие прошло и о нем благополучно забыли. Это особенно огорчительно, если мероприятие реально удалось.

Другое распространенное решение: «У нас сотрудник маркетинга будет со своим фотоаппаратом, он поснимает». В итоге, сотрудник маркетинга периодически выпадает из процесса, так как у него есть и другие интересы на мероприятии, кроме того, из-за отсутствия профессионального опыта, большинство фотографий получаются темные, размытые, несюжетные, то есть использовать их в постпромоушне точно нельзя.

Прежде чем задаваться любыми вопросами, важно ответить себе на главный:

Для чего вам нужна съемка выездного мероприятия?

Как правило, ответов несколько:

• Нам надо сохранить материалы для архива

• Нам надо собрать материал для размещения на внешних каналах (сайт, соцсети)

• Нужно сделать постпромоушн мероприятия во внутренних коммуникациях и предоставить участникам качественный контент

• Нужно собрать визуальный контент для использования в маркетинговых материалах и презентациях (особенно если мероприятие связано с лончем нового продукта)

• В рамках мероприятия необходимо организовать фотосессию сотрудников компании

• Нам необходимо снять корпоративный фильм о мероприятии

Опции для принятия решения по съемке

Большинство из перечисленных целей пересекаются, но если вы на старте сформулируете для себя четкие ответы, то получите представление о том:

• Каких специалистов вам надо привлечь и в каком количестве. В зависимости от задач это могут быть: фотограф, фотограф и оператор, видеограф (специалист, который сможет сочетать фото- и видеосъемку), съемочная группа, включающая в себя нескольких операторов, режиссера, продюсера, сценариста и т.д.

• Нужны ли вам на мероприятии стилисты и визажисты

• Какие есть пожелания по программе съемок

• Какие есть пожелания по локациям

• Потребуется ли дополнительный реквизит и техническое оборудование

• В какие сроки и в каком виде вам нужно получить материалы

• Какой бюджет вы готовы выделить на реализацию этих задач

Где брать исполнителей

Поскольку мы говорим о выездном мероприятии, это очень важный вопрос: он одновременно затрагивает и качество съемок, и бюджет. Рассмотрим варианты решений:

1) «Мы берем исполнителей на месте». В этом случае вы можете выиграть в деньгах, поскольку сэкономите на оплате дороги и проживания. Однако, если мероприятие за рубежом, стоимость местных исполнителей может быть такой высокой, что выгоднее привезти россиянина. Может иметь место и языковой барьер. Кроме того, на выезде есть риск получить материалы, которые не удовлетворяют вашим требованиям, поскольку у местных исполнителей нет нужного опыта. В любом случае, это решение даст хороший результат, если вы знаете проверенных специалистов или вам их порекомендовали.

2) «Мы везем исполнителей с собой». Это лучший вариант, если у вас есть проверенные или рекомендованные специалисты. Вы сможете заранее поставить цели, обсудить программу и референсы, составить план съемок, продумать, какую аппаратуру надо вести с собой, а какую имеет смысл взять на месте. Такие профессионалы, как правило, более лояльные (в том числе, по деньгам) и готовы работать по гибкому графику (проще говоря, «сутками»). Более того, если они уже ездили на мероприятия с вами ранее, знакомы с компанией, с людьми, то и результаты съемок будут более выверенными.

3) «Мы делаем микс из исполнителей». Если вы везете с собой фотографа с собой, а оператора берете на месте (например!) – решение вполне логичное. Особенно, если у него есть понятные вам аргументы. Если вы везете режиссера из Москвы, то выбор исполнителей на местах лучше доверить ему, так как для качественной работы нужна команда и ответственность за результат.

Еще несколько практических советов

• Для работы за рубежом может потребоваться местный продюсер или переводчик

• Для работы за рубежом в ряде стран требуется пакет разрешительных документов на съемку, их нужно получить заранее

• Если вы берете оператора в другой стране, обязательно заранее выясните формат видео, в котором будут сданы материалы (иногда формат не подходит для монтажа в России без потери качества)

• Всегда четко прописывайте планы съемок и сроки сдачи, чтобы не было неприятных сюрпризов

• Каждый день перед мероприятием делайте апдейт ТЗ, во время мероприятия старайтесь контролировать и направлять фотографа и/или оператора (лучше эту задачу поручить выделенному сотруднику)

• Если вам нужна запись звука во время мероприятия (выступления спикеров, интервью), обязательно предупредите оператора, чтобы он включил в оборудование петличку или микрофон

• Если вам нужна запись мероприятия в зале для архива, предупредите оператора, чтобы он взял вторую камеру и штатив к ней (если вам нужна полноценная съемка выездного ивента, лучше заказать ПТС)

• Не забудьте учесть в бюджете стоимость ретуши готовых фотоматериалов, если она вам нужна в том или ином объеме

• Если вы заказываете видео, пропишите требования к итоговому видео (стандартный вариант: короткий ролик для соцсетей вертикальной ориентации – не более одной минуты, развернутый отчетный ролик горизонтальной ориентации – не более 7 минут + опционально ежедневные короткие видео для сторис)

А что, если съемку выездного мероприятия превратить в тимбилдинг?

Отличная идея! Как говорится, «убьете двух зайцев». Как это сделать расскажем в следующей публикации.

Вывод: почему FOTO&more?

Конечно, мы хотим сделать из всего сказанного именно такой вывод. Потому что мы –

1) профессионалы высокого уровня

2) имеем большой опыт работы на различных мероприятиях в России и за рубежом

3) знакомы на практике с различными форматами

4) готовы привлечь необходимый штат специалистов в Москве, в регионах и в других странах

5) подскажем оптимальные решения по бюджету

5) располагаем портфолио реализованных проектов

Интересно поработать вместе? Пришлите ваш запрос на foto@miceandmore.org и мы подготовим индивидуальное предложение.