Как работать с регионами: опыт ведущего агентства AVANTAGE PROJECT

Следующий материал Предыдущий материал

В последние годы московские ивент-агентства всё чаще расширяют свою географию в зависимости от бизнес-задач. Однако, организация мероприятий в областях и регионах – это не только новые возможности, но и серьезные вызовы.

С одной стороны, спрос на качественные и запоминающиеся события в регионах растёт. С другой – работа на удаленной территории сопряжена с рядом сложностей.

1) Локальные особенности. Отличия в менталитете аудитории, культурных традициях, предпочтениях, ресурсных возможностях, ритме работы и лимитированном графике, сервисе и даже юморе могут свести на нет усилия, направленные на создание действительно релевантного события.

2) Логистика. Транспортные издержки, поиск проверенных подрядчиков, организация проживания и питания команды – всё это значительно усложняет процесс подготовки и проведения мероприятий.

3) Недостаток информации. Сложно оперативно получать достоверную информацию о локальных площадках, поставщиках услуг, нормативных требованиях и других важных деталях на расстоянии даже после инспекции.

4) Ресурсы. Производственные и технологичные мощности в регионах ограничены.

Несмотря на эти трудности, многие московские агентства успешно осваивают новые территории, в том числе и резидент НАОМ, агентство по организации деловых событий – Avantage Event Project.

В копилке региональных проектов агентства порядка 40 городов, а в последние годы особой популярностью пользуются события в городах России, как-то: Калининград, Нижний Новгород, Казань, Санкт-Петербург, Самара, Камчатка, Грозный, Владикавказ и не только.

Ключевой вопрос: как агентству удается обеспечивать высокое качество мероприятий, не имея постоянных офисов и штатных специалистов в регионах? Ответ кроется в грамотном управлении ресурсами, профессиональных компетенциях команды, активном использовании цифровых технологий и, конечно же, в умении находить и выстраивать доверительные отношения с местными партнерами. Спросим у коллег и узнаем подробно в этой статье, какие инструменты и подходы позволяют им успешно работать в регионах, не открывая там филиалы.

Валерия Овчинникова, руководитель отдела реализации проектов в Avantage Event Project

Мой главный совет - обязательно делать инспекцию и формировать полный перечень рабочих документов для региональной команды. Доверяй, но проверяй.

На самом деле, регион региону рознь, и даже внутри самого региона есть разница в сервисном обслуживании, в коммуникации. Выбирая определенный регион, важно упор делать на площадке и коммуницировать в первоначальном ключе, а если есть какие-то проблемы, то лучше это выяснять на берегу.

Есть популярные направления, где сервис прокачан хорошо, а есть, напротив, не очень. И здесь важно не ошибиться при выборе отеля и выборе направления. К сложностям работы в регионах можно отнести отсутствие последовательности в коммуникации и преемственности информации. Например, ты коммуницируешь с одним менеджером, приезжаешь, а в отеле в этот день работает другой сотрудник и ничего не знает о прошлых договоренностях. Чтобы избежать подобного, мы привыкли жестко, четко фиксировать все договоренности в письменном виде, чтобы избежать ситуации, в которой нам устно что-либо пообещали, а потом об этом забыли. В рабочей проектной документации всегда есть брифы всем службам, где мы прописываем свои договоренности, требования и рекомендации.

Как справляться без офисов? Просто изучать и инспектировать площадку заранее в обязательном порядке, активно общаться с коллегами по цеху, а также обмениваться опытом с другими коллегами, которые работают с тем или иным направлением чаще.

Екатерина Маркина, событийный продюсер в Avantage Event Project

Мой главный совет - дружить с профессиональными продюсерами из регионов. Социальный капитал - наше все.

У нас было мероприятие для компании Авито в пяти городах России: Москва, Питер, Самара, Казань, Тула. В этом кейсе нам очень помогли “свои люди” в городах, с кем мы заключили договора на оказание услуг. Мы вообще работаем чаще всего с теми подрядчиками, с которыми уже сотрудничали ранее. Сохранение партнерских взаимоотношений снижает риск нарваться на не проверенных контрагентов.

Как нам удается качественно проводить работу в регионах, если у нас там нет офиса?

Первое – находим дружественный фриланс на подряд, но выбор наш строг. Таких кандидатов мы интервьюируем и собеседуем как полноценного члена команды.

Второе – полноценный брифинг. Мы погружаем человека не только в подробную проектную документацию, где рассказываем про цели мероприятия, аудиторию, задачи, детали. Мы также обязательно рассказываем о нашей культуре взаимодействия, об установленном тоне общения с клиентом, о важных нюансах.

Вообще, при работе с подрядчиками в регионах минусы очевидны, как то: непривычный нам темп, другие представления о качестве и сервисе, ограниченные ресурсные возможности, работа в строго установленных рамках от и до. Из-за того, что локация находится в другом городе, сложнее координировать поэтапную работу контрагентов, поэтому важно прописывать брифы, прикладывать фотографии и стараться присутствовать на замерах/запуске производства хотя бы по видеосвязи с самими контрагентами.

Однако существуют и плюсы! Часто это более демократичные цены на хороший объем (дешевле чем в Москве), а также узкая специализация ниши.

На примере одного из мероприятий для Альфа Банка в Нижнем Новгороде: у нас была очень масштабная застройка, и нас очень выручило, что подрядчик хорошо знал свой город и производства, к которым он может в случае чего обратиться дружественно. Также плюсом является то, что в регионах не так много больших площадок, и все декораторы, все технические службы, плотно дружат с ними. У них налажены прямые связи, и с ними часто можно договориться (например, о демонтаже), не выплачивая лишний кост, как в Москве.

Главное, выстроить с подрядчиками доверительные отношения, чтобы они не боялись сами рассказать о некоторых недочетах в своём оборудовании или каких-то нюансах. Потому что лучше арендовать/закупить/произвести в Москве и привезти в регионы (пусть даже за большие деньги), чем уже во время мероприятия узнать, что что-то пошло не так.

Татьяна Бусыгина, старший событийный продюсер в Avantage Event Project

Мой лайфхак - знать точки роста и суперсилы региона, фокусироваться на главном.

Мы провели несколько мероприятий в Калининграде, и сделали вывод, что по количеству подрядчиков по технической составляющей, декору и кейтерингу, этот город достаточно приближен к Москве. Есть, конечно, отличия у площадок в подходе к организации мероприятия, потому что регионы больше заточены под частный/свадебный сегмент, чем под корпоративный, и большинство решений по декору, которые нам были предложены, тоже отталкивались именно от запросов частного сегмента. Однако, серьёзных проблем с этим не возникло. Более того, работать с местными подрядчиками с точки зрения реализации было дешевле, чем везти все из Москвы.

Также, например, каждый раз, когда мы реализовываем концепцию в отеле Radisson Kaliningrad, будь то стилистика театра или русского пиара, наша команда приятно удивляется как креативно и профессионально подходит к решению вопросов шеф-повар в отеле Radisson Kaliningrad. В данном случае, работая с крутыми региональными контрагентами, мы везем от себя классный креатив и сильную продюсерскую команду.

Мария Рудакова, операционный директор в Avantage Event Project

Мой главный вывод при работе с регионами - все идет от “головы”, важно оставлять управление проектом на нашей стороне.

При разных стечениях обстоятельств, когда мы делаем проекты в регионах, мы что-то и кого-то везем из Москвы, а что-то берем на аутсорсинг, работая с региональными командами и фрилансом. Но самое важное правило, которое мы выработали за все эти годы, это то, что хозяин проекта, будь то событийный продюсер или куратор проекта, должен быть штатным, своим, проверенным. Так как именно он в конечном итоге общается с Клиентом, видит всю картину целиком и сможет оперативно среагировать в случае необходимости. Именно он глобально отвечает за сервис со стороны агентства и качество реализации проекта, а это наша репутация.

Лилия Федорова, генеральный директор в Avantage Event Project

В работе из любой точки мира, я вспоминаю фразу Натана Ротшильда - “Кто владеет информацией, владеет миром”.

Мы являемся резидентом Business Community MICE&more, членом НАОМ, МТПП, ВТП, официальным оператором MICE EXCELLENCE FORUM и совладельцами премии MICE EXCELLENCE AWARDS. Мы часто посещаем отраслевые форумы, анализируем рейтинги и фестивальные кейсы. Это дает нам возможность “щупать” рынок изнутри, знать игроков в разных точках мира, сокращать выборку партнеров, работая с рекомендованными, ездить в фамтрипы, собирать оперативно информацию, которая нам нужна. Разумеется, причастность к профессиональным ассоциациям и активная деятельность в них расширяет возможности работать с профессионалами и снижает риск наткнуться на недобросовестных контрагентов. Последнее, к сожалению, тоже иногда случается по разным причинам.

Основной совет хочу дать такой: чтобы застраховать себя хотя бы по части финансовых рисков, рекомендую быть очень внимательными к документообороту с региональными контрагентами. При заключении договоров прописывать все договоренности, подписывать NDA и т.д., а также выстраивать с клиентом прозрачные доверительные и честные взаимоотношения, предупреждая о рисках и предлагая варианты, как их сократить.