Как сделать регистрацию гостей на мероприятиях без очередей и суеты?
Как сделать регистрацию гостей на мероприятиях без очередей и суеты? Наши партнеры - профессионалы из компании А5000 - делятся советами для организаторов, которые устали от хаоса на входе и хотят, чтобы гости запомнили событие, а не очередь. Хотим подчеркнуть, что А5000 - не узкий подрядчик по регистрации, а коллега и партнер по успешной реализации проектов любых масштабов. Рекомендуем к сотрудничеству и читаем советы!
Мероприятия созданы для людей. И первое, с чем сталкивается участник на вашем событии, — это входная группа и зона регистрации. Без этого не обойтись никогда: будь то закрытый корпоратив для коллег или грандиозный фестиваль под открытым небом.
Казалось бы, простой процесс оборачивается хаосом: из ниоткуда вырастают огромные очереди, возникают заминки. Гости начинают нервничать, а у организатора сердце уходит в пятки. Важного спикера нет в списках, толпа растягивается на десятки метров, а подрядчик в панике сообщает, что забыл написать в сообщении менеджеру количество монтажников. И всё это — на фоне других «пожаров», которые необходимо тушить на площадке.
В этот момент и рождается главный вопрос: «Как сделать так, чтобы в следующий раз всё было по-другому?».
У нас есть ответ. И ему можно доверять, потому что за ним — 16 лет опыта, более 4000 реализованных проектов и 40 миллионов зарегистрированных участников. Именно этот опыт позволяет компании А5000 обеспечивать бесшовный процесс регистрации на событиях любого масштаба — от отраслевых конференций с участием первых лиц государства до локальных новогодних корпоративов компаний.
СОВЕТЫ, КОТОРЫЕ РАБОТАЮТ
1. Сделайте регистрацию не контрольным пунктом, а бесшовным процессом
Применяйте возможности реализации личных кабинетов участников, где каждый гость может составить расписание посещения лекций, оплатить дополнительный пакет, назначить деловую встречу или запросить трансфер. В день события гость прибудет уже “готовым”, ведь ему останется быстро и легко получить бейдж.
2. Довольный партнер или подрядчик - отличная работа
Если на вашем проекте участвует несколько компаний-подрядчиков или партнеров, предоставьте им доступ в групповой личный кабинет, где ответственное лицо организации будет самостоятельно вносить сотрудников, которым будет необходим доступ на площадку. Вы сэкономите часы переписок, а партнеры оценят ваш современный подход.
3. Доверяйте технологиям и системности
Проверка данных, их корректировка и перенос списков значительно ускоряется с использованием современных и уже доступных технологий, в частности, искусственный интеллект. То, что у ваших коллег будет занимать несколько минут, для системы займет секунды. Экономия времени для ваших сотрудников позволит им с улыбкой на лице встречать гостей, а не поникнуть в экран монитора.
4. Для небольшого проекта - большая гибкость
Если вам не нужна система федерального масштаба, тогда необходимо подобрать шаблонное решение, которое можно запустить за неделю до старта события с готовой формой регистрации и панелью организатора. Это спасет вас от бесконечных Google-форм, рассылок по почте и ручному сведению данных из нескольких таблиц.
5. Готовьтесь не к плану «Б», а к реализации проекта от «А до Я»
На событии всё может пойти не так, как планировалось, и это нормально. Поэтому ключ к спокойствию лежит в наличии резервов и отработанных регламентов: дополнительное оборудование, обученный тим-лидер/супервайзер, который знает что делать в случае неожиданного прибытия делегации или когда у VIP-гостя не срабатывает электронный билет.
6. Правило: «А что, если…»
Перед стартом мероприятия составьте список ситуаций, с которыми Вы можете столкнуться, например:
- А что, если отвалится интернет?
- А что, если придет человек, который не регистрировался?
- А что, если закончатся бейджи или подарки для участников?
Не уверены, как решить ваши «А что, если…» - опытный подрядчик быстро сориентирует вашу команду по этому вопросу и не допустит невозможности решить эту задачу.
7. Аналитика по результатам проекта, как возможность предсказывать будущее.
Накопите данные по нескольким похожим (или одинаковым ежегодным проектам) с целью прогнозирования загруженности зоны аккредитации: сколько человек реально придет при определенном количестве зарегистрировавшихся; какой процент гостей прибудет заранее, а какой — в последний час; сколько нужно промо-персонала и прочее. Здесь вы перестанете предполагать, вы уже будете знать заранее.
Грамотная аккредитация - это не про выдачу бейджей. Это про управление первым впечатлением участников мероприятия, про уважение к гостям и эффективную экономию ресурсов. Когда процесс налажен и работает незаметно для участников - это настоящий залог успеха аккредитации на проектах.
Именно поэтому компания А5000 выстраивает отношения с организаторами не как подрядчик, а как партнер по регистрации на мероприятии. Для А5000 важно не просто «выдать бейдж», а стать надежным элементом сложного механизма организации всего события, чтобы вы сказали: «На регистрации всё под контролем, можно сосредоточиться на главном». Это не идеальная картинка, а наш ежедневный стандарт, отработанный за 16 лет работы и тысячи мероприятий.
Мы благодарим команду А5000 и лично генерального директора компании Ивана Мищенко за неоднократную совместную работу на проектах MICE&more.