Как организовать транспорт для MICE-мероприятия
Прибыть вовремя – важно. Успех MICE-мероприятия напрямую зависит от того, приедут ли участники к назначенному часу. Потому транспортное обеспечение играет одну из ключевых ролей в ходе подготовки.
О том, как правильно организовать групповой трансфер, рассказали наши партнеры - эксперты компании BuyTheWay. За их плечами не просто знания, но и 13-летний опыт эффективной работы в сфере транспортной логистики.
Типичные ошибки при организации трансфера на мероприятии
Самой главной причиной возникновения проблем можно смело назвать отсутствие проработанного плана. Принятие решений в последний момент – практически гарантия того, что в результате всё пойдет не так.
Совет эксперта BuyTheWay
«Убедитесь, что каждый пассажир знает об ограничениях по габаритам багажа, особенно, если для перевозки будет использоваться маломестный транспорт. Ваша задача – обеспечить комфорт и избежать неожиданных конфликтных ситуаций».
Еще одной причиной возникновения ситуаций, когда график смещается, часто становится «ошибка новичка» – отсутствие четкого тайминга. MICE-логистика, в первую очередь, требует точности. Это касается, как прописанного времени, так и списков участников, учета загруженности дорог, изучения информации о парковках, возможных местах посадки/высадки, тонкостей работы аэропортов и ж/д вокзалов, и даже прогноза погоды.
Как организовать транспортную логистику на мероприятии
Главный, хоть и не самый очевидный совет: «Всегда имейте план Б». Даже самая надежная на первый взгляд программа в процессе может дать сбой. Поэтому на начальном этапе планирования следует сразу подбирать альтернативные варианты по всем важным вопросам – от маршрута следования, до подбора автомобилей, и обязательно заложить в расписание запас времени на дорогу.
Совет эксперта BuyTheWay
«Всегда закладывайте в бюджет на транспорт+10-30% общей стоимости поездки на возможные расходы, такие как дополнительные остановки, платные дороги, ожидание и фактическое время аренды».
Все этапы организации транспортной логистики предельно понятны, однако каждый из них имеет множество тонкостей.
• Составление подробного списка пассажиров.
• Выбор транспорта.
• Составление четкого тайминга.
• Проработка маршрута.
• Организация связи с водителем и сопровождающим.
Совет эксперта BuyTheWay
«Выбирая транспорт для MICE-мероприятия, вы должны иметь представление о том, кого именно предстоит перевозить, и при каких обстоятельствах. Именно в этом заключается основной принцип высокого уровня сервиса, который наша компания ставит в приоритет. Если клиент запрашивает перевозку автобусом или несколькими легковыми автомобилями – организуем. Нужно заказать вертолет или яхту? Наши специалисты справятся и с такими задачами.
Безусловно, стандартные, неоднократно проверенные схемы – это база. Однако логистика на мероприятии – вопрос, от которого напрямую зависит не только успех самого события, но и репутация организатора. Поэтому ключевой задачей является индивидуальный подход и учет потребностей всех пассажиров.
«Живой» кейс от BuyTheWay
Говорить об обычных маршрутах и рядовых перевозках, которые составляют основной процент заказов – просто и выигрышно, но при этом скучно и неинформативно. Хочется привести нестандартный, но в то же время показательный пример слаженной работы целой команды специалистов.
Группа несовершеннолетних пассажиров прибывает в аэропорт разными рейсами с интервалами – перед нами стоит задача организовать встречу и трансфер. И все это при изначальной просьбе клиента по максимуму оптимизировать бюджет.
Уже на старте возникает сразу несколько моментов, которые нужно продумать. Работа команды начинается не «на дороге», а на выходе из терминала – взрослых сопровождающих нет, поэтому мы обеспечили присутствие живого координатора. Встретить, снять на фото, сопроводить из зоны прилета до автомобиля и выполнить фотофиксацию посадки для спокойствия заказчика.
Сложно? Безусловно. Но необходимо.
И никаких затрат на индивидуальные встречи с табличками.
Выполняя пожелания по снижению бюджета, мы выбрали перевозку минивэнами и микроавтобусами, вместо 10-12 седанов. Кроме того, транспорт пребывал строго под собранную группу, что помогло клиенту избежать оплаты ожидания и простоев.
Почему это сработало?
Главный и самый ценный ресурс нашей компании – команда, в которой каждый понимает важность своих действий и соблюдения принципа общности. Прямое взаимодействие специалистов, отвечающих за различные вопросы, помогло оказать услугу интеллектуальной логистики, быстро подстроиться под нестандартные условия, предусмотреть возможности изменения обстоятельств и решить вопрос в кратчайшие сроки.
Как результат – пассажиры вовремя и в полной безопасности прибыли на место, клиент доволен, а мы получили новый полезный опыт.